Beste manager,
De laatste jaren gaan steeds meer bedrijven werken met Scrum of een andere Agile methode. Als Agile werken binnen een organisatie wordt geïmplementeerd, is een sterke manier van toepassing “Lead by Example”: laat zien hoe het moet en vraag mensen je te volgen in plaats van vertellen wat anderen moeten doen en het zelf niet doen.
“Scrum is voor de ontwikkelaars. Wij als management kunnen dat niet toepassen.“
De eerste stap in de transformatieproces is nu vaak de ontwikkelteams die over gaan naar Agile werken. Soms doen afdelingen als support en misschien sales ook mee. Welke afdelingen ook Agile werken, de kans is groot dat management hier niet aan mee doet. “Scrum is voor de ontwikkelaars. Wij als management kunnen dat niet toepassen.” is dan de opmerking. Echter er zijn verschillende manieren waarop management ook Agile kan werken.
Lead by example
Op welke manier kun je als management Agile werken? Stel voor de Agile teams een sprint lengte vast. Dit is het “ritme” van de teams. Neem bijvoorbeeld sprints van 2 weken. Iedere 2 weken laten de teams in de review zien wat de afgelopen sprint gedaan is en wat het resultaat van hun werk was. Hierbij krijgen ze input van de stakeholders.
Waarom zou management dit niet doen? Stel een backlog op met zaken die door management opgepakt moeten worden. Bijvoorbeeld: de begroting, HR gesprekken, jubileum ontwikkelaar Pieter Jansen, etc. Bepaal aan het begin van de sprint wat de komende sprint gedaan gaat worden. Doe dit door punten toe te kennen aan de diverse items op de backlog. Let erop dat je niet meer punten opneemt als dat je gemiddeld in een sprint afrond. Dit gemiddelde wordt ook velocity genoemd. Als je net begint, heb je nog geen velocity dus zal je een schatting moeten doen hoeveel werk je kunt afronden. Aan het einde van de sprint toont management aan de stakeholders wat het resultaat is van hun werk. Denk bij stakeholders aan hoger management maar ook de medewerkers van het bedrijf of de afdeling. Dit kan ook onderdeel zijn van de review voor de medewerkers. Hoe heeft het bedrijf het de afgelopen sprint gedaan qua omzet, hoeveel hebben de medewerkers gepubliceerd, wie heeft de bijdrage van de sprint geleverd, wie heeft de grootste fout gemaakt waarvan geleerd kan worden, etc. etc.. Ik begrijp dat niet alles meteen gedeeld kan worden met iedereen. Echter een hoop wel. Vaak meer als nu gedacht en gedaan wordt. Dergelijke transparantie geeft het voordeel dat medewerkers meegenomen worden in de besluitvorming. Wijzigingen komen niet zomaar uit de lucht vallen en zullen sneller geaccepteerd worden. Het feit dat er aan een situatie gewerkt wordt, kan al een hoop rust geven binnen een organisatie. Medewerkers zijn steeds hoger opgeleid en hebben heel goed door wanneer er iets niet goed gaat.
Dergelijke transparantie geeft het voordeel dat medewerkers meegenomen worden in de besluitvorming.
Naast transparantie richting de medewerkers en stakeholders, is het een prima middel om als manager je eigen voortgang te bewaken. Als na een aantal sprints de velocity bekend is, kan er beter gepland worden wat de komende sprint afgerond wordt. Maak de voortgang ook inzichtelijk met een Scrum board. En wellicht dat niet alle projecten al getoond kunnen worden op het Scrum board, dit i.v.m. bedrijfsgevoeligheid, maar hiervoor kun je codes gebruiken die wel binnen het MT bekend zijn maar niet daarbuiten. Denk er alleen wel aan dat werk dat eventueel niet afkomt niet overgeheveld wordt bovenop een nieuwe hoeveelheid werk. De kans dat de nog grotere hoeveelheid werk de volgende sprint afkomt is erg klein.
Ben je lid van een heel management team? Helemaal mooi! Maak dan vooral gebruik van de stand-up. Zo is voor het hele MT bekend wat er de komende dag gaat gebeuren, wat de voorgaande dag gedaan is en je kunt meteen aangeven als je voor iets ondersteuning nodig hebt. Let erop dat het geen overleg wordt van een uur! Houd je aan de regels van de stand-up. Bespreek het hoog nodige en bepaal of je met z’n allen nog op koers ligt om het sprint doel te halen. Overleggen gebeuren buiten de stand-up.
Is het werk niet planbaar? Gebruik dan bijvoorbeeld Kanban in plaats van Scrum. Houd dan wel het ritme aan en sluit ook aan bij de review aan het einde van een sprint periode om te laten zien wat er de afgelopen weken gebeurt is.
Zelf ervaren
Een ander voordeel van zelf Agile werken is dat je zelf ervaart tegen welke obstakels je kunt lopen als je zelf de transitie maakt naar Agile werken. Het beleven geeft een beter inzicht hoe deze obstakels weg te nemen. Hierdoor kunnen teams beter geholpen worden op het moment dat zij hier tegenaan lopen of het kan zelfs voorkomen worden.
Plan, do, check, act
Hanteer de cyclus. Plan je werk, voer het uit, evalueer het en pas het aan. Deze cyclus is van toepassing op de Agile teams maar ook voor het management. Evalueer je werk en verbeter. Leer van je fouten. Als je geen fouten maakt of (h)erkent, leer je minder of niets. Stimuleer ook de teams binnen je afdeling of bedrijf om dit te doen. Laat de medewerkers net even verder gaan dan comfortabel voor ze is. Laat ze de grens van hun kunnen opzoeken. Stretch ze. Hierdoor worden medewerkers uitgedaagd en kunnen ze het beste uit zichzelf halen.
De praktijk
Dit is natuurlijk de theorie, maar werkt het ook in de praktijk? Een kort antwoord hierop; ja. De CFO van Greenchoice bijvoorbeeld gaf tijdens een Agile Event aan dat management zelf binnen hun organisatie Agile werken en was er zeer enthousiast over. De weerstand voor implementeren van Agile werken in de organisatie was laag doordat door management zelf al Agile gewerkt werd. Ook bij grote ingrijpende organisatorische veranderingen was er minder weerstand omdat de medewerkers steeds werden meegenomen in het proces tijdens de reviews. Het was duidelijk waar er vanuit management aan gewerkt werd en waarom beslissingen genomen werden en wat het tempo was waarin de veranderingen werden doorgevoerd. Naast Greenchoice zijn er nog er nog meer bedrijven waar MT Agile werkt.
Dus manager:
Going Agile? Hang je Scrum board op, vul je backlog en lead by example!!