Enige tijd geleden ben ik aangesloten bij de scrum master learning journey. Een reis die gefaciliteerd wordt door Barry Overeem en Christiaan Verwijs (a.k.a. The Liberators). Een hele mooie reis waar ik dingen van mag opsteken en waar ik mooie mensen mag ontmoeten.
De eerste bijeenkomst gingen we verkennen welke factoren cruciaal zijn om scrum in je organisatie mogelijk te maken, wat een community van scrum masters kan doen om scrum op alle levels te promoten en te stimuleren, welke skills voor een scrum master essentieel zijn en welke impediments je nu ervaart.
De dag krijgt mede vorm met behulp van liberating strctures (LS). LS helpt je om op een andere manier met elkaar in gesprek te komen. Je kunt het gebruiken voor kleine groepen, maar ook om een paar honderd personen te mobiliseren. Meer informatie kun je vinden op de website van liberating structures.
We begonnen met een moment waarop we allemaal dingen opschreven waarop we trots waren. Dingen die we als scrum master bereikt hadden.
Om informatie over de eerder genoemde topics naar boven te halen gebruikten we “shift and share”. Hierbij zijn er, in dit geval, vier stations. Een station is een flip met daarop het topic. De participanten verdelen zich in evenveel groepen als stations. Per station is 1 persoon de eigenaar. Die helpt de groep die bij het station staat om informatie te verzamelen. Deze plak je met post-its op het station. Aan het einde van de timebox gaat iedere groep een station verder, de station eigenaren blijven bij hun station staan en begeleiden de volgende groep. Zo kan de station eigenaar altijd uitleggen wat een opmerking op een post-it betekent als daar vragen over zijn. Zo gaan alle groepen alle stations af. Na vier rondes worden de station eigenaren door de groep die bij dat station staat langs alle stations meegenomen zodat iedereen weet wat de input was van de verschillende groepen.
Ik heb deze manier al een paar keer gebruikt om uit grotere groepen informatie te halen. Het is heel leuk en omdat je korte timeboxen gebruikt (je begint bijvoorbeeld met 6 minuten en haalt per rond een minuut van de timebox) komen mensen snel met ideeën. Ook krijgt iedereen de mogelijkheid om input te leveren. Mensen blijven ook staan bij de stations, gaan dus niet zitten, en dat geeft meer energie.
Nadat we de topics verrijkt hadden zijn we aan de slag gegaan met ecocycles. Dat is een oneindige loop (liggende 8) met de diverse fasen van een activiteit. Je begint met het broeden op een idee, na verloop van tijd wordt het idee geboren, dan gaat het idee op weg naar volwassenheid en uiteindelijk overlijdt het idee creatief. Tussen het broeden en de geboorten van een idee zit nog een stap van de armoede val. Dit is de fase waarin er onvoldoende middelen zijn om het idee geboren te laten worden. Tussen volwassenheid en het creatief overlijden zit nog de stijfheid val. Je weet dan dat je eigenlijk iets met het werk moet, aanpassen of afstoten, maar je kunt de stap nog niet maken om het te laten overlijden. Hieronder zie je een plaatje van de ecocycle.
Bron: https://dzone.com/articles/create-focus-with-ecocycle-planning
Voor drie onderdelen, “welke factoren cruciaal zijn om scrum in je organisatie mogelijk te maken”, “wat een community van scrum masters kan doen om scrum op alle levels te promoten en te stimuleren” en “welke skills voor een scrum master essentieel zijn”, hebben we de input van de stations uit de shift en share geplot op de ecocycle. Voor ieder onderdeel een aparte ecocyle. Dit hebben we daarna in groepjes vergeleken met elkaar. Opvallend was dat er een aantal punten uit de stations in de ecocycle in dezelfde fase vielen. Deze overeenkomsten hebben we opgeschreven en later op grote ecocycles gelegd die op de grond waren gemaakt.
De laatste stap van dit onderdeel was kijken welke onderlinge verbanden we konden vinden tussen de ecocycles die op de grond lagen met de activiteiten die erop geplot waren. Voor mij viel op dat “de redenen waarom scrum in de organisatie ingevoerd was” op organisatie niveau en “het delen van ervaringen” in de scrum master community beiden nog in het “geboorte” stadium waren. Dat geeft voor mij het belang aan van een doel om over te stappen naar een andere manier van werken. Als het doel niet duidelijk is, is het ook moeilijk om je erop te richten en onderling te zoeken naar verbeteringen.
Een ander ding dat me opviel was dat “experimenteren” volwassen was in de scrum master community en “creativiteit” was volwassen bij de scrum masters. Dat geeft me het gevoel dat de gemiddelde scrum master niet bang is om zijn creativiteit te laten gelden en te experimenteren. Ook betekent dat voor mij, als je wilt dat er geëxperimenteerd wordt, wakker dan het creatieve brein aan van mensen. Als scrum master kun je dus wat meer creativiteit in je sessies gooien.
Aan de andere kant waren er ook een hoop items die binnen ons groepje heel erg verschilde. Bij de ene ecocycle was een item op geboorte geplot, bij een ander persoon was hetzelfde item op volwassen gezet.
Het volgende deel van de sessie was ontdekken wat je doel is bij de scrum master learning journey. Mijn persoonlijke doel is om een dergelijke journey binnen de organisatie waar ik werk breed op te zetten. Dus dat alle scrum masters van elkaar kunnen leren en elkaar leren kennen zodat er een sterk netwerk ontstaat waarbinnen scrum masters elkaar kunnen ondersteunen.
We hebben dit verder ontdekt met behulp van “troika consulting”. Dat is een liberating structure waarbij 2 personen de consultant zijn en 1 persoon de client. De client begint met het uitleggen van zijn probleem. De consultants mogen dan alleen maar verhelderende vragen stellen. De client draait zich dan om met zijn rug naar de consultants. De consultants bespreken onderling het probleem en brainstormen over oplossingen. De client mag alleen maar aantekeningen maken en verder geen emotie tonen en zeker niet reageren. Als de tijd om is, draait de client weer terug en bespreekt wat hem opviel en beviel aan de oplossingen. Als het probleem nog niet opgelost is, kun je eventueel nog een ronde doen. Daarna wisselt de rol van client naar een ander en begin je opnieuw.
Zelf heb ik troika consulting bij retro’s gebruikt. De input kun je dan het beste halen door eerst een andere liberating structure te doen. Bijvoorbeeld 1-2-4-ALL. Een uitleg hierover kun je op de website van liberating structures vinden.
Met behulp van “purpose to practice” zijn we onze doelen verder gaan verkennen. Een beschrijving en toepassing van “purpose to practice” kun je vinden op Medium. Daar legt Barry het veel beter uit dan dat ik dat kan 😉 .
Ik heb deze samen met een collega gedaan die ook bij de learning journey aanwezig was. We hebben samen verkend hoe we de journey konden opzetten; welk doel hebben we met de journey, welke principes willen we volgen, wie willen we dat er mee gaan doen, welke structuur willen we toepassen en wat gaan we doen? Dit vormde een goede eerste basis om de journey op te zetten.
Als afsluiting hebben we met zijn allen onderzocht welke onderwerpen voor een volgende journey dag aan bod kunnen komen. Dit deden we met 25/10. Aan de ene kant van een index card schrijf je je idee. Je gaat dan rondlopen en wisselt index cards uit. Je geeft de index card die je dan hebt weer door en blijft dat doen totdat er een seintje gegeven wordt dat je moet stoppen. Je leest dan het idee en schrijft op de achterkant een score van 1 tot en met 5. Een 1 als het niet een idee is dat je aanspreekt. Een 5 als je het een top idee vindt. Dit doe je 5 rondes. Je telt dan de scores op en komt dan op minimaal 5 punten en maximaal 25 punten (de 25 in 25/10). De volgende stap doet een beroep op het zelf organiserende vermogen van de groep. Je gaat in een rijtje staan met aan de ene kant de hoogste score en aan de andere kant de laagste. Zo weet je wat de groep de beste ideeën vindt.
Ik heb dit al een aantal keer gedaan en het gaat relatief snel en het geeft een duidelijke score. Het voordeel van dit boven bijvoorbeeld dot-voting (waarbij iedereen een X aantal stemmen mag uitbrengen op ideeën) is dat strategisch stemmen niet mogelijk is. Iets dat bij dot-voting wel kan.
Al met al was een geslaagde dag. Je krijgt veel inspiratie. Niet alleen van de facilitators Chrisitaan en Barry, maar juist ook van de overige deelnemers. Het contact met andere scrum masters van andere organisaties is gewoon goud waard. Je hoort veel input vanuit een ander oogpunt. Maar ook merk je dat zaken waar je zelf tegenaan loopt, niet uniek zijn voor jouw situatie. Door dit dan weer te bespreken kom je weer tot nieuwe inzichten. Als je de mogelijkheid hebt om naar dergelijke meet-ups te gaan, raad ik je dat zeker aan.